Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht und muss maschinenlesbar nach der EU-Norm EN 16931 sein. Ein klassisches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht, da es keine semantisch strukturierten Daten enthält.

• PDFs sind vielseitige Containerdateien, die Texte, Bilder und sogar 3D-Objekte speichern können. Ursprünglich für statische Inhalte konzipiert, gibt es heute zahlreiche Varianten und ISO-Normen, darunter PDF/A für die Langzeitarchivierung.
• E-Rechnungen hingegen benötigen das Format PDF/A-3, das strukturierte XML-Daten nach EN 16931 einbettet. Diese XML-Daten ermöglichen die maschinelle Verarbeitung und automatisierte Rechnungsprüfung.

Ab 2025 gelten die Daten im XML-Teil als verbindlich. ZUGFeRD-Profile wie Comfort und Extended eignen sich für verschiedene Verarbeitungsanforderungen. Während klassische PDFs oft nur für den Druck oder die Archivierung genutzt werden, kombiniert die E-Rechnung menschliche Lesbarkeit mit maschineller Verarbeitbarkeit.